青岛科技大学教职工因公临时出国手续办理流程

（内容较多，请您耐心看完！）

一、出访人员

    人事关系在学校的在职教职工（含全职在站博士后），均需办理因公出国。所有在校学生（本科生、研究生、博士生）、学校聘的外籍教师不办理因公出国。

二、出访类别

行政类出访：一般性中外院校间交流。

教学科研类出访：直接从事教学和科研任务的人员（含退离休返聘人员，需提供工作协议等相关文件），以及在学校和各单位中担任领导职位的专家学者，赴国外开展教育教学活动、科学研究、学术访问、参加重要国际学术会议以及执行国际学术组织履职任务等。

三、计划申报

学校每年11月左右申报下一年度出访计划，请关注学校国际处网站通知，按时按要求申报。各单位初审，国际处复核后报学校审议，确定学校年度出访计划。

四、办理流程和时长

重要提醒：

a. 请至少提前一个半月办理相关手续，如赴美国、加拿大等签证时间较长国家或遇节假日，建议提前3个月办理。严格按照学校因公出访管理规定，在学校外事管理服务平台在线办理教职工因公出国手续。

b. 未经学校同意，严禁持因私证照执行因公出国任务，严禁同时持因公证照和因私证照出访。

c. 严格按照审批天数及日程出访，严禁私自更换行程，若因特殊原因取消出访、延期出访或提前回国，请务必在事前向国际处提出申请。

1.外方邀请函

邀请函需用正式公文用纸从邀请方本土发出的原件、传真件或扫描件，建议使用英文版。内容包含：1.具体的停留时间、出访人姓名、性别、身份证号(可替代护照号码)、工作单位等；2.注明费用由谁承担；3.落款需有邀请单位全称、签署人签名及职务；4.邀请单位（邀请方需为外方单位）和邀请人应与出访人员职级、身份基本相称；5.邀请函需附带日程安排。

2.学院党政联席会说明

学院需出具党政联席会说明，包括出访必要性、在外风险评估和突发状况处理、保密规定执行、行前教育情况等，负责人签字盖章（双签）。

3.经费预算

合理制定财务预算，包括国际旅费、住宿费、食宿费、公杂费等，注明经费开支渠道，严禁超预算报销。

重要提醒：未取得因公证照前，切勿使用因私证照购买机票，以免导致所持出访证照和机票信息不一致无法出境。

4.人员备案

出访人员认真填报《备案表》，家庭主要成员情况，包括配偶、子女和父母。

5.事前公示（5个工作日）

由出国专办员在外事管理服务平台进行公示。

6.校内审批

①　学院审批。院长对出访人员的业务能力、工作安排和出访必要性等进行审核。书记对出访人员及其主要家庭成员情况进行政治审查备案。学院要指定专人作为出访教师在外期间联络人，保证信息互通。

②　国际处专办员初审。根据山东省人民政府外事办公室要求，对出访人在外期间的出国任务、行程安排、经费预算等进行初审。

③　职能部门审批。学校有关职能部门负责职责范围内的事项审核。

④　国际处审批。根据上级和学校外事管理规定有关要求，结合学院和各职能部门审批意见，对申请人出访进行综合审核，确定是否派出。

⑤　分管外事校领导审批。根据山东省人民政府外事办公室因公出国审批规定和要求，处级及以下人员出访，由分管外事校领导审批。

⑥　党委书记和校长审批。根据学校因公出国相关规定，中层正职及以上干部因公出国由分管外事校领导审批同意后，报学校主要领导审批。

7.省外办审批

国际处专办员通过“山东省因公出国审护签管理服务平台”上报出访团组的申报材料，省外办对出访团组进行审核（约5个工作日），对符合派出条件的出具“出国任务批件”（批件有效期3个月）。

8.办理因公护照和签证

(1) 取得出国任务批件后，办理因公护照，证照办理需7个工作日。

办理因公护照需办理以下3个事项：

①　因公护照指纹采集
  首次办理因公护照人员需提前采集生物信息（指纹及签名），请携带身份证原件、户口薄个人信息页复印件，前往青岛市外办护照前台采集指纹（地址：青岛市市南区福州南路17号青岛市民中心4楼T14市外办护照窗口，工作时间：法定工作日上午9:00-11:30，下午13:30-16:30，无需提前预约，直接前往采集即可）。已采集过生物信息的人员，更换因公护照，如无特殊原因，无需再次采集。

省内其他生物信息采集地点：
省外办：山东省外事服务大厅(济南市历下区千佛山西路28-1号)，需要提前预约，电话：0531-51778593
烟台外办：烟台外办外事服务大厅因公护照窗口（烟台市莱山区新苑路9号 ），无需预约，工作日上午9：00-11：30，下午13：30-16：30
威海外办：威海市文化中路86号3楼北侧外事窗口，无需预约，工作日上午9：00-11：30，下午13：30-16：30
山东省内，除省外办、青、烟、威外，如需在其他地市外办采集的，可自行电话问询相关要求进行异地采集。采集后，请将姓名和身份证号告知国际处专办员。

②　因公护照及签证照片
   制作因公护照不需要实体照片，出国人员有近期的电子版相片，可以自己在“证照家”平台操作生成20位编码相片。网址：https://www.idphotoplus.com/pages/licence ，拍照之日起照片3个月内有效（假节日顺延）。签证照片也可一起制作，自行留存，待签证时使用。

③　因公出国团组保证书（见附件模版）

保证书由团长签字后（无需盖章），纸质版交至综合服务楼4017

⚠ 新办因公护照人员需将两张照片（一张带20位编码、一张不带编码）通过企业微信发送至国际处专办员，同时发送户口簿个人信息页扫描件。不要发送整版照片。

(2) 因公签证事宜

根据因公出国签证手册（见附件，按使馆要求及时更新），申请人自行准备签证材料，由青岛市外办代办因公签证。学校组织机构代码证请自行提交学校OA系统印章（法人证书）使用流程申请，盖学校公章。单位派遣函（见附件模版）由国际处盖章，在职证明请联系人事处开具。

9.出访前须知

(1) 签证办好后，自行购买出国期间医疗及人身保险，从政府采购网站购买国内航空公司的国际机票（航班号须与事前审批材料一致）。

(2) 出发前请全体出访人员到国际处进行行前教育并签署相关文件。

10.回国要求

   出访任务结束，回国3天内将护照首页、签证页、出入境页的电子版发至国际处，7天内将因公护照交回青岛市外办证照管理处。15天内将由团长签字的出访报告（无固定模版）、全体成员签字的出访日志（见附件模版）、全体成员签字的因公临时出国执行八项规定报告表（见附件模版）的扫描件发送至国际处。1个月内根据财务相关要求办理报销手续。

国际交流合作处

地址：崂山校区综合服务楼4017

联系人：何亚男 电话：0532-88959007