为进一步规范学校外宾来访接待工作，加强外宾接待管理，结合学校实际，特制定本工作流程。

一、工作流程

1.邀请外宾

邀请外宾应按照国家、省、市以及学校有关外事管理规章制度，严格执行审批程序。外宾来访之前由来访接待部门登录智慧青科大，选择“外事管理服务平台”—“综合业务”—“外宾来访接待”，填写邀请信息，录入邀请单位、来访人员、公务事由等内容，部门或学院审批通过后由国际处审批。国际处负责归口审批各单位外宾接待计划，并出具学校正式邀请函。

2.来访接待

由来访接待部门登录“外事管理服务平台”，填写外宾来访信息，录入来访外宾的个人信息及来访日程安排等内容，部门或学院审批通过后由国际处审批。来访接待部门按照《青岛科技大学外宾接待经费管理办法（暂行）》（青科大字〔2017〕158号）做好预算管理，制定接待方案。确定接待陪同人员，确定会谈或者参观考察的时间、议程、场地、座次安排，确定好翻译、摄影、会议纪要、新闻报道等相关人员，准备好签约仪式的相关文件，安排好各项接待环节。

3.财务报销

外宾来访期间若产生接待费用，由来访接待部门登录“外事管理服务平台”，填写参加接待的中外方人员信息、接待费用明细等内容。部门或学院审批通过后，可以在系统内下载《青岛科技大学外宾邀请审批单》《青岛科技大学外宾来访通知单》《青岛科技大学外宾接待审批单》《青岛科技大学外宾接待汇总表》，作为财务报销附件使用。若没有产生接待费用，由来访接待部门登录“外事管理服务平台”完成流程。

二、注意事项

1.维护国家形象，遵守法律法规注意维护国家形象和个人形象，在任何时间、任何地点都要维护祖国利益，注意仪容仪表，维护好自身形象和学校声誉。

2.保持热情有度、谦和礼貌的工作态度在外事礼仪中要做到热情有度、不卑不亢，尊重外方风俗习惯与礼节，待人接物稳重端庄、从容大方。

3.尊重保护隐私，注重保密纪律尊重来访外宾，在接待过程中不谈及个人隐私问题等。严守保密纪律，在涉外活动前，做好保密教育工作。

4.坚持信守约定，互帮互助的原则合作双方应信守承诺，遵守约定，积极主动开展合作，共同解决问题，实现合作共赢。