短期来访

管理规定时间:2010-09-14 16:10:43  来源:  作者:

青岛科技大学短期来访接待管理规定(暂定)

第一条 短期外事来访接待分类
短期国(境)外来访,指国(境)外人员为公务目的而对我校进行的短期访问,包括考察、讲学、合作科研等活动。来访经费可由学校、学院(部门)全部或部分提供(包括自筹经费),也可由来访人员自己承担。来访时间一般在15天以内,应邀讲学或合作科研来访时间最长不超过3个月。短期外事来访接待(以下简称“外事接待”)分为学校层面的外事接待和院、部层面的外事接待两个部分。
第二条 学校层面的外事接待
1、学校层面的外事接待系指涉及到学校层面或若干个院、部的外事接待;
2、 学校层面的外事接待由国际交流与合作处统筹安排,邀请校领导和相关单位负责人出席;
3、学校层面的外事接待如涉及讲学、参观、座谈等事宜,校内各相关单位应予以协助安排。
第三条 院、部层面的外事接待
1、院、部层面的外事接待系指仅涉及到单个院、部或机构的外事接待活动;
2、由国外、境外团体或个人直接与校内各单位联系的院、部层面的外事来访,由该单位负责接待,国际交流与合作处予以协助;由国外、境外团体或个人直接与国际交流与合作处联系的院、部层面的外事来访,由国际交流与合作处征求校内相关单位意见,如相关单位同意接待,则由该单位负责安排接待,国际交流与合作处予以协助;
3、院、部层面的外事接待如需邀请校领导出席,须提前2周向国际交流与合作处提交接待计划(包括来访目的、来访者背景资料、日程安排等),由国际交流与合作处邀请校领导出席。如需校领导致词,院、部负责准备致词初稿;
4、如涉及签订合作协议,须报国际交流与合作处审核。如属院、部层面的合作协议,经校领导授权,由院、部负责人签署;
5、外事接待中所涉及的具体项目,各相关单位应安排专人落实;
6、接待完毕后,接待单位负责情况登记,并与来访结束10个工作日内交国际交流与合作处存档。
第四条 接待程序
1、学校层面外事接待由国际交流与合作处统筹安排。
2、院、部层面外事接待原则上由各院、部负责,报国际交流与合作处备案。
   1)如需要国际交流与合作处为外宾办理邀请函,须提前一个月报送国际交流与合作处以下材料:外宾姓名、职称、职位、国籍、护照号码、工作单位、来访时间、来访目的、访问安排及主请单位等,并填写《青岛科技大学聘请短期来访外国文教专家项目申报表》,由国
际交流与合作处审核后发邀请函;
2)院、部以单位或教师个人名义发出邀请函,需提前一周到国际交流与合作处办理外宾情况登记备案,递交《青岛科技大学聘请短期来访外国文教专家项目申报表》作为备案纪录。
3)外宾住宿由主请院、部安排;
4)如需安排校领导和国际交流与合作处代表学校宴请接见,请按以下要求办理:
 按外交对等原则安排,且原则上不安排多位领导同时出席、重复会见外宾;
 邀请校领导出席外事活动(接见、宴请、会谈等), 须提前2周以书面形式上报国际合作交流处,并附相关材料(日程、背景材料、会谈议题、参加人员名单);
 邀请校领导出席国际会议或有外宾参加的研讨会等,须提前2周上报国际合作交流处,附会议日程、议程、领导讲话稿(中、英文);
 凡原定来华日期更改或取消来访计划,应提前通知国际合作交流处;
 学校不为纯礼节性非公务来访者办理邀请手续;
 访问结束后,10个工作日内将交流成果总结报国际交流与合作处。
第五条 接待费用
1、学校层面的外事接待,费用从学校的外事经费中支出;
2、院、部层面的外事接待,费用由各接待单位负担。
3、接待费用的标准参照《财政部关于接待外宾费用开支标准和管理办法》财外字[1997]559号。

 

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